1. Temat
Media poszukują informacji nowych, ciekawych i wartościowych. Tematem newsu informacyjnego muszą być zdarzenia wyjątkowo wielkie lub gwałtownie nasilające się, krótkotrwałe lub powtarzalne (podobne do znanych już odbiorcy z przeszłości), łatwo zauważalne, jednoznaczne, nie budzące wątpliwości, znaczące (ważne dla odbiorcy), nagłe i niespodziewane, lecz także zgodne z oczekiwaniami (przewidywane lub pożądane), spersonifikowane (fakty są efektem działań określonych precyzyjnie jednostek).
2. Termin
Termin nie może być przypadkowy. Należy dowiedzieć się, kto i kiedy z branży organizuje swoje konferencje, czy są to organizacje, stowarzyszenia (itp.) i tematy konkurencyjne? Czy nasze wydarzenie nie koliduje z innymi ważnymi wydarzeniami?
3. Miejsce
Wybór miejsca także nie powinien być przypadkowy. W nagłych sytuacjach, kiedy konferencja jest organizowana w krótkim czasie, należy wybrać miejsce dobrze znane dziennikarzom - tak, by nie mieli problemu z dotarciem np. siedziba firmy, urząd, hotel. W niektórych wypadkach warto również zastanowić się nad miejscem niekonwencjonalnym, związanym z tematem spotkania.
4. Scenariusz
Każda konferencja musi mieć swój dokładny scenariusz. Konferencja nie może być zbyt długa. Wyznaczniki dobrej konferencji prasowej to: sprawny przebieg, krótkie, merytoryczne przemówienia, atrakcyjna scenografia, oryginalne niespodzianki, budowanie napięcia. Konferencja prasowa, wraz z czasem na pytania i odpowiedzi powinna trwać nie dłużej niż 45 minut.
5. Materiały informacyjne
Należy pamiętać, że materiały informacyjne muszą zawierać rzeczy nowe, nieznane, ciekawe i ważne z punktu widzenia dziennikarzy.
6. Wystąpienia
Gospodarze konferencji powinni dobrze zaprezentować się przed gośćmi. Ważny jest wygląd zewnętrzny, język pozawerbalny - "mowa ciała", zwięzłość wypowiedzi oraz jej zawartość merytoryczna, odpowiedni dobór języka, dopasowany do tematyki i odbiorców. Przed każdą konferencją prasową należy opracować zestaw tzw. trudnych pytań, które mogą pojawić się w jej trakcie. Należy szczegółowo opracować odpowiedzi na takie pytania, aby nie dać się zaskoczyć i mieć pełną swobodę argumentacji.
7. Gadżety
Gadżety pamiątkowe, reklamowe są dziś nieodłącznym elementem konferencji prasowych. Są to zazwyczaj T-shirty, długopisy, breloczki lub inne upominki mające związek z działalnością organizacji lub firmy, a także z tematyką konferencji. Należy pamiętać jednak o tym, że upominki powinny budzić pozytywne skojarzenia, lecz nie mogą pełnić roli "przekupstwa", nie mogą wzbudzać poczucia zobowiązania wobec gospodarzy konferencji.
8. Poczęstunek
Najlepszą formą jest poczęstunek po konferencji. W trakcie konferencji, na stołach powinny znaleźć się tylko napoje. Taka formuła zapewnia pełną koncentrację w trakcie przemówień i pozwala na przeprowadzenie dodatkowych wywiadów, dyskusji, nawiązanie nieformalnych rozmów kuluarowych.
9. Zaproszenia
Zaproszenia na konferencję powinny być oryginalne, estetyczne i ciekawe graficznie. Do zaproszenia powinien być załączony program konferencji, możemy dodać także krótką zajawkę informacyjną o przewodnim temacie konferencji.
10. Baza danych
Każda instytucja, firma czy organizacja powinna mieć dobrze opracowaną bazę dziennikarzy posegregowaną ze względu na zasięg oraz branże tematyczne. Każda baza dziennikarzy powinna być na bieżąco weryfikowana i sprawdzana (czy dany dziennikarz nadal pracuje w redakcji, czy zajmuje się daną tematyką, czy dane teleadresowe nie uległy zmianie).
Jak napisać dobrą informację prasową?